Kassaflöde för företag - styr kassan i tid

Ett företag kan visa vinst i resultaträkningen och ändå sakna pengar till löner, moms eller en viktig leverantörsfaktura. Det är därför kassaflöde i företag behöver följas lika nära som omsättning och resultat. Vinsten berättar om affären har varit lönsam under en period. Kassan berättar om bolaget faktiskt kan betala sina åtaganden när de förfaller.

För en VD, ägare eller styrelse är frågan sällan bara hur mycket som finns på bankkontot i dag. Den mer användbara frågan är hur kassan utvecklas de kommande veckorna och månaderna om kunder betalar enligt plan, lönerna dras och planerade inköp genomförs. När det svaret är tydligt går det att agera innan likviditeten blir akut.

Vad kassaflöde i företag faktiskt visar

Kassaflödet beskriver förändringen av företagets likvida medel under en period. I praktiken handlar det om pengar som kommer in på bankkonton och pengar som lämnar dem. Det skiljer sig från resultaträkningen, där intäkter och kostnader bokförs när de tjänas in eller uppstår - inte nödvändigtvis när betalningen sker.

Ett konsultbolag kan exempelvis fakturera 300 000 kronor i mars och bokföra intäkten samma månad. Om kunden har 30 dagars betalningsvillkor kommer pengarna kanske in först i april. Samtidigt ska marslöner, arbetsgivaravgifter och andra utgifter betalas enligt sina egna förfallodagar. Resultatet kan alltså se bra ut samtidigt som kassan tillfälligt minskar.

I den löpande styrningen är det ofta hjälpsamt att dela upp kassaflödet i tre delar:

• Kassaflöde från den löpande verksamheten: kundinbetalningar, leverantörsbetalningar, löner, skatter, moms och andra återkommande betalningar.
• Kassaflöde från investeringar: köp eller försäljning av exempelvis maskiner, fordon, inventarier eller system.
• Kassaflöde från finansiering: lån, amorteringar, ägartillskott, utdelningar och leasingupplägg.

Indelningen gör det lättare att se vad som ligger bakom förändringen. En växande kassa är positiv, men den betyder olika saker beroende på om den kommer från starka kundinbetalningar, ett nytt lån eller att bolaget har skjutit upp leverantörsbetalningar.

Vinst är inte samma sak som likviditet

Skillnaden mellan vinst och likviditet är ett av de vanligaste skälen till att företag blir överraskade av sin kassa. Resultaträkningen mäter periodens intäkter och kostnader. Balansräkningen visar bland annat kundfordringar, leverantörsskulder och bankmedel vid en viss tidpunkt. Kassaflödet binder ihop dem genom att förklara hur betalningarna faktiskt rör sig.

Anta att ett handelsbolag ökar försäljningen kraftigt inför sommaren. För att kunna leverera köper bolaget in mer lager i förväg. Försäljningen bokas när varorna säljs, men utbetalningen till leverantören kan ha skett flera veckor tidigare. Om kunderna dessutom betalar sent behöver bolaget finansiera både lager och kundfordringar under tiden. Tillväxten kan då pressa likviditeten, även om marginalen på varje affär är god.

Samma sak kan hända i ett tjänstebolag med långa projekt. Arbetet och intäkten byggs upp successivt, men om fakturering sker sent i projektet eller efter godkänd leverans får företaget bära lönekostnaderna innan inbetalningen kommer. Det är inte nödvändigtvis ett problem, men det måste finnas en plan för perioden mellan kostnad och betalning.

Så hittar du orsakerna bakom en pressad kassa

När bankkontot utvecklas sämre än väntat är det frestande att bara titta på saldot. Det ger dock sällan svaret på vad som behöver göras. Börja i stället med att jämföra faktisk utveckling mot budget och tidigare månader. Se sedan på de poster som vanligtvis har störst effekt.

Kundfordringar är en naturlig startpunkt. Har faktureringen skett i tid? Har någon stor kund passerat förfallodatum? Är betalningsvillkoren längre än vad företaget egentligen behöver acceptera? Ett enskilt sent kundärende kan påverka ett mindre bolag mer än många små kostnadsavvikelser.

Därefter behöver du granska leverantörsskulder och inköp. Har större beställningar gjorts tidigare än planerat, eller har kostnader ökat utan att försäljningen följt med? I bolag med lager är kapitalbindningen särskilt viktig. Varor som ligger längre än beräknat på hyllan kan vara lönsamma på sikt men samtidigt låsa pengar som behövs nu.

Titta också på sådant som inte alltid syns tydligt i det vanliga månadsresultatet: momsbetalningar, arbetsgivaravgifter, amorteringar, försäkringar, årsavgifter, investeringar och utdelningar. Många av dessa betalningar kommer i större belopp och vid bestämda tillfällen. Om de saknas i planeringen kan kassaprognosen se trygg ut ända tills förfallodagen närmar sig.

Bygg en prognos som går att använda

En kassaflödesprognos ska inte vara en avancerad modell som bara en person förstår. Den ska hjälpa beslutsfattare att se när pengar förväntas komma in och gå ut, vilka antaganden som bär prognosen och vad som händer om utfallet avviker.

Utgå från banksaldot i dag och lägg därefter in kända betalningar med rätt tidpunkt. Kundfakturor ska inte placeras i den månad de bokfördes, utan i den månad de sannolikt betalas. Gör samma sak med löner, skatt, moms, hyra, leverantörsfakturor, lånebetalningar och planerade investeringar.

För återkommande intäkter kan historiska betalningsmönster vara en bra grund. För större enskilda affärer är det bättre att vara tydlig med osäkerheten. En order som ännu inte är signerad bör inte behandlas som en säker inbetalning. Lägg hellre upp ett huvudscenario och ett försiktigare scenario där affären försenas eller uteblir.

En tolvmånadersprognos ger styrelsen bättre framförhållning, men den närmaste tiden behöver ofta följas tätare. I ett bolag med små marginaler eller stora månatliga utbetalningar kan en veckovis vy för de närmaste 8-13 veckorna vara mer användbar än enbart månadsnivå. Det beror på verksamhetens betalningsmönster och hur snabbt läget kan förändras.

Tre frågor att ställa varje månad

När prognosen uppdateras behöver den leda till konkreta frågor. När inträffar den lägsta kassapunkten? Vilka betalningar eller antaganden påverkar den mest? Och vilka åtgärder behöver beslutas innan dess?

Det är också klokt att följa prognosprecisionen. Om kundinbetalningar konsekvent kommer senare än planerat är lösningen inte att fortsätta använda samma för optimistiska datum. Justera antagandet och följ upp varför betalningarna dröjer. En prognos blir bättre när den speglar verkligt beteende, inte önskat beteende.

Åtgärder som kan förbättra kassaflödet

Rätt åtgärd beror på varför likviditeten är ansträngd. Om problemet är sena kundbetalningar kan tydligare fakturarutiner, snabbare uppföljning och förskotts- eller delfakturering vara relevant. Om kapital är bundet i lager kan inköpsplanering och sortimentsstyrning ge bättre effekt. Om utbetalningarna är ojämnt fördelade kan det handla om att planera investeringar eller omförhandla villkor.

Det finns alltid avvägningar. Kortare kundvillkor kan stärka kassan, men passar inte alla kundrelationer. Längre betalningstid hos leverantörer kan ge andrum, men kan påverka pris, leveranssäkerhet eller relationen. Extern finansiering kan vara rimlig för en lönsam satsning med tydlig återbetalningsförmåga, men bör inte användas för att dölja ett återkommande underskott i den löpande verksamheten.

Det viktiga är att agera medan handlingsutrymmet finns. Ett samtal med banken, en kund eller en leverantör är normalt enklare när företaget kan visa en genomarbetad prognos och en trovärdig plan, inte när nästa betalning redan har förfallit.

Gör kassaflödet till en del av beslutsunderlaget

Kassaflödet bör inte vara en rapport som tas fram först när någon frågar efter den. Det behöver vara en återkommande del av ledningens och styrelsens uppföljning, tillsammans med resultat, balansräkning och budgetavvikelser. Då går det att koppla siffrorna till beslut om prissättning, rekrytering, investeringar, utdelning och tillväxt.

För att beslutsunderlaget ska vara tillförlitligt måste det också gå att förstå var siffrorna kommer från. Aktuella bokföringsdata, tydliga datakvalitetsvarningar och möjlighet att spåra en avvikelse till underliggande verifikationer minskar risken för att beslut fattas på felaktiga antaganden. Med Insum kan företag bygga en tolvmånadersprognos för kassan direkt från sin befintliga redovisning, utan att ändra något i bokföringen.

Börja enkelt: sätt en fast tid varje månad för att uppdatera prognosen, granska de största osäkra in- och utbetalningarna och besluta om nästa steg. Den vanan gör kassan till ett styrmedel, inte en sen varningssignal.