Rapporter och budget direkt från bokföringen

Bolaget behöver en integrationslicens i Fortnox. Har ni redan en, till exempel för en bank- eller utläggskoppling, fungerar kopplingen direkt. Annars köper du den i Fortnox när du kopplar – den betalas till Fortnox, inte till oss. I Insum behöver du rollen admin för att koppla.

Läs mer om Fortnox

Spiris (tidigare Visma eEkonomi) kräver tillägget Integration, som betalas till Spiris. Sedan klickar du på Koppla Spiris på bolagets översikt eller under Inställningar. I Insum behöver du rollen admin.

Läs mer om Spiris

Oqto-kopplingen kommer inom kort. Då klickar du på Koppla Oqto på bolagets översikt eller under Inställningar och godkänner kopplingen i Oqto – eller aktiverar Insum under Integrationer i Oqto. Du behöver rollen admin. Till dess kan du exportera en SIE-fil från Oqto och ladda upp den, eller börja med demobolaget.

Välj Bjorn Lunden på bolagets översikt eller under Inställningar. Bokför du i Lundify klickar du på Aktivera i Lundify, loggar in, väljer bolaget och godkänner – sedan kommer du tillbaka till Insum och bokföringen hämtas. I BL Administration (eller om du hellre gör det själv) går du till Integrationer och klickar på kugghjulet uppe till höger, ovanför sökfältet. Finns Insum inte bland integrationerna anger du aktiveringsnyckeln som visas i instruktionen under Koppla integratör. Kopiera sedan Företagsnyckel i samma ruta och klistra in den i Insum. Har du redan aktiverat Insum kan du också klicka på inställningsknappen på Insums integrationskort i Lundify eller BL Administration – då kommer du direkt till Insum och bekräftar kopplingen. Organisationsnumret kontrolleras så att det blir rätt bolag, och sedan hämtas bokföringen automatiskt varje timme.

Ja, Hogia kopplar vi åt dig. Lägg först till bolaget i Insum och aktivera Insum för organisationen i Hogia. Klicka sedan på Mejla oss om Hogia på bolagets översikt eller under Inställningar (eller mejla support@insum.se med bolagets namn och organisationsnummer) så sätter vi upp kopplingen. Sedan hämtas bokföringen automatiskt varje timme, precis som med de andra kopplingarna.

SIE typ 4, som innehåller verifikationerna. Filen får vara högst 50 MB – är den större exporterar du ett räkenskapsår i taget. Teckenkodningen känns igen automatiskt. Du ser en förhandsvisning innan något importeras.

Filen gäller som facit för räkenskapsåren den innehåller verifikationer för. Ändrade verifikationer uppdateras, nya läggs till och verifikationer som inte längre finns i filen tas bort. Andra år påverkas inte, så du behöver inte ta bort något först. En administratör laddar upp filen med Ladda upp SIE-fil under Inställningar. Laddar du upp en ny fil medan den förra läses in ersätter den nya den gamla – håller den förra just på med ett steg ber vi dig vänta en minut.

Kopplade bolag synkas automatiskt varje timme – Fortnox, Spiris, Oqto, Bjorn Lunden och Hogia. Varje gång hämtas bara det som ändrats sedan förra gången. Varje år som hämtas – innevarande år och fjolåret under bokslutet – hämtas dessutom i sin helhet minst en gång i veckan, så att ändrade ingående balanser och verifikationer som tagits bort i bokföringsprogrammet kommer med. Vill du hämta ändringar direkt klickar en administratör på Synka nu under Inställningar, eller väljer Hämta hela åren igen om något verkar saknas. Svarar bokföringsprogrammet inte avbryts hämtningen efter en stund med ett meddelande, och nästa timmes synk försöker igen.

Kostnadsställen som är inaktiva i bokföringsprogrammet går inte att välja i Insum – varken i filtret, budgeten, scenarier, periodrapporten eller när du bjuder in någon till vissa kostnadsställen. Gör du ett kostnadsställe inaktivt försvinner det vid nästa synk, inom en timme, och aktiverar du det igen kommer det tillbaka. Har ett inaktivt kostnadsställe budget kommer det ändå med när du exporterar budgeten till Excel (märkt inaktivt), så att filerna täcker hela budgeten, och en fil för det går att läsa in igen. Siffrorna påverkas inte: verifikationer på ett inaktivt kostnadsställe räknas som vanligt i totalerna och syns när du klickar på en siffra. Öppnar du en länk till ett inaktivt kostnadsställe, till exempel från en äldre rapport, visas det som valt så att du ser vad siffrorna gäller, och Fråga din ekonomi räknar med inaktiva kostnadsställen som har bokföring så att delarna går ihop med totalen. Det gäller Fortnox, Spiris, Bjorn Lunden, Hogia och Oqto. Från uppladdade SIE-filer följer ingen sådan uppgift med, så där visas alla kostnadsställen. Den som är begränsad till ett kostnadsställe som blivit inaktivt ser fortfarande sitt.

Då finns ingen bokföring att hämta ännu, och det står när räkenskapsåret börjar. Kopplingen ligger kvar och bokföringen hämtas automatiskt när året har börjat – du behöver inte göra något.

Överst på bolagets sidor visas en varning med datumet som siffrorna gäller, och bolaget markeras i bolagslistan. Bolagets administratörer – och administratörerna i byrån som sköter bolaget – får ett mejl, högst ett i veckan. Klicka på länken i varningen för att koppla igen eller se felet och synka igen. Hjälper inte en ny synk klickar du på Logga in i … igen under Inställningar.

Inloggningen mot bokföringsprogrammet har gått ut. En administratör klickar på Logga in i … igen under Inställningar. Inget av det som redan är hämtat försvinner.

Överst på bolagets sidor står det då att siffrorna kan vara ofullständiga. Avbröts importen (till exempel för att fönstret stängdes) klickar en administratör på Fortsätt importen – det som redan är inläst hämtas inte igen. Misslyckades den gör du om importen under Inställningar: Synka nu för ett bokföringsprogram, eller ladda upp SIE-filen igen. Kommer importen inte vidare i ett steg på fem minuter avbryts försöket med ett meddelande, så att du inte väntar i onödan. En avbruten import som inte fortsatts på två dygn räknas som misslyckad – den uppladdade filen sparas inte längre än så – och görs då om. Är det demobolaget klickar du på Läs in demobolaget igen, och i demokoncernen på Gör om importen vid bolaget. Varningen försvinner när en import gått hela vägen. Är bolaget kopplat till ett bokföringsprogram rättar nästa schemalagda synk (inom en timme) också siffrorna automatiskt – månadssaldona räknas om även om inget har ändrats i bokföringen.

Nej, ett bolag kan bara ha ett bokföringsprogram kopplat åt gången – annars skulle två program skriva över varandras verifikationer. Byter ni, till exempel från Spiris till Fortnox, kopplar en administratör först från det gamla under Inställningar → Bokföring och kopplar sedan det nya. Försöker du koppla ett till står det vilket program du behöver koppla från först. Det som redan är importerat ligger kvar tills det nya programmet hämtat samma räkenskapsår – då gäller det nya programmets bokföring för de åren. En SIE-fil kan du ladda upp oavsett vilket program som är kopplat.

Insum slutar hämta ny bokföring och inloggningsnycklarna raderas. Använder du Oqto, Bjorn Lunden eller Hogia avaktiverar du också Insum där om du vill ta bort åtkomsten helt. Det som redan är importerat ligger kvar tills du tar bort bolaget – och så länge bolaget har bokföring i Insum ingår det i abonnemanget. Vill du sluta betala för det tar du bort bolaget under Inställningar.

Bilagor visas när du klickar dig ned till en verifikation – i resultat- och balansräkningen, i egna rapporter och i periodrapporten. De hämtas direkt från Fortnox, Spiris, Hogia eller Bjorn Lunden och sparas inte hos oss. Har Fortnox kopplats innan bilagorna fanns behöver du klicka på Koppla om Fortnox en gång. SIE-filer innehåller inga bilagor, och från Oqto visas bilagor inte än. Är du kopplad till vissa kostnadsställen ser du bara bilagor till verifikationer som helt gäller dina kostnadsställen – leverantörsfakturan bakom en periodisering eller betalning visas bara om fakturan också gör det.