Vanliga frågor

Insum gör bokföringen begriplig för VD, ägare, styrelse och redovisningsbyrå. Du kopplar Fortnox, Spiris, Oqto eller Bjorn Lunden – eller laddar upp en SIE-fil – och får resultat- och balansräkning per månad, nyckeltal, budget, likviditetsprognos och periodrapporter med förklaringar på svenska.

Fortnox, Spiris (tidigare Visma eEkonomi) och Bjorn Lunden (Lundify och BL Administration) kopplar du själv, Hogia kopplar vi åt dig och Oqto-kopplingen kommer inom kort. Från andra bokföringsprogram, till exempel Visma Administration, exporterar du en SIE-fil (typ 4) och laddar upp den.

Se alla integrationer

Nej. Insum läser bara bokföringen och ändrar aldrig något i Fortnox, Spiris, Oqto, Bjorn Lunden eller Hogia. Kopplingen kan tas bort när som helst under Inställningar.

Ja. Demobolaget Demo Lack & Kaross AB är en påhittad verkstad med minst två års bokföring fram till förra månaden, kostnadsställen och budget. Det är gratis och kräver varken kort eller fakturauppgifter, och det går inte att lägga in riktig bokföring i det. När du vill se dina egna siffror klickar du på Lägg till ditt eget bolag överst i demobolaget.

Kopplade bolag hämtas automatiskt varje timme och när en administratör klickar på Synka nu. Rättelser i bokföringen slår igenom vid nästa hämtning, även i period- och koncernrapporter som är utkast – slutliga rapporter är låsta. Med SIE-fil gäller siffrorna från den senast uppladdade filen.

Allt räknas fram ur verifikationerna i din bokföring, och varje belopp i rapporterna går att klicka på för att se verifikationerna bakom. Hittar Insum något som inte stämmer – till exempel en balansräkning som inte går jämnt ut, ingående balanser som saknas eller en verifikation med ogiltigt datum som inte gick att läsa in – visas en varning om datakvaliteten i stället för att det tyst blir fel. Varningen syns också på koncernens sidor när ett av bolagen har fel eller inte är fullständigt inläst.

AI förklarar, motorn räknar. Alla belopp och nyckeltal räknas fram av Insum; AI-tjänsten får de färdiga siffrorna, kontonamn enligt BAS och – i Fråga din ekonomi – det du skriver, och skriver förklaringar på svenska. Bolagsnamn, organisationsnummer, personnamn och motparter hämtas aldrig från bokföringen till AI-tjänsten, så skriv inte heller in sådana i dina frågor.

Ja, Insum fungerar i webbläsaren på dator, surfplatta och mobil. Det finns ingen app att installera. Breda tabeller, som resultaträkningen och likviditeten per månad, sveper du i sidled – radnamnen ligger kvar till vänster. Vrid telefonen för att se fler kolumner samtidigt.

Tre steg: ange bolagets namn och organisationsnummer (eller byråns namn), fyll i fakturauppgifterna och koppla sedan bokföringen på bolagets översikt – Fortnox, Spiris, Oqto, Bjorn Lunden eller en SIE-fil. När bokföringen är hämtad visas rapporterna. Vill du se hur det ser ut först kan du testa med demobolaget.

Titta i skräpposten först. Annars klickar du på Skicka mejlet igen på sidan som visas efter registreringen, eller registrerar dig igen med samma adress. Har du skrivit fel adress klickar du på Fel adress? Börja om.

Fakturauppgifterna behövs innan du lägger till ett eget bolag. Provperioden på 14 dagar börjar då, och vi påminner innan den tar slut. Demobolaget kräver inga fakturauppgifter.

Oftast några minuter, beroende på hur mycket bokföring bolaget har. Insum hämtar de 3 senaste räkenskapsåren – ett år med många verifikationer hämtas i flera omgångar, och då står det "(fortsätter)" i förloppet. Du kan följa förloppet på skärmen. Låt fönstret vara öppet tills importen är klar – stänger du det pausas importen, och en administratör fortsätter där den slutade med Fortsätt importen överst på bolagets sidor.

Klicka på Lägg till bolag i bolagslistan eller bolagsväljaren (Lägg till kund för en byrå). Ange namn och organisationsnummer – sedan kopplar du bokföringen på bolagets översikt. Varje bolag får sin egen koppling eller SIE-fil. I en byrå lägger byråns administratörer till kunderna (och demobolaget).

Organisationsnumret jämförs med bokföringssystemets och SIE-filens. Skiljer de sig stoppas importen innan något sparas, så att bokföringen aldrig hamnar på fel bolag – viktigt när en byrå har många kunder i samma bokföringssystem. Det gäller också när du loggar in i bokföringsprogrammet igen. Saknar bolaget nummer får det numret från bokföringsprogrammet vid första importen. Har du skrivit fel rättar du numret under Inställningar → Bolaget, så länge ingen bokföring är kopplad eller inläst.

Nej. Ett bolag faktureras först när det har bokföring i Insum. Lägger du till ett bolag men aldrig kopplar det kostar det ingenting – och du kan ta bort det under bolagets inställningar.

Du får ett mejl med en länk. Har du redan ett konto loggar du in, så visas inbjudan överst i bolagslistan – du får åtkomst först när du klickar på Godkänn. Känner du inte igen inbjudan klickar du på Avböj. Har du inget konto skapar du ett med samma e-postadress, och åtkomsten gäller direkt när du har bekräftat adressen. En inbjudan gäller i 30 dagar – en inbjudan som gått ut visas inte längre, så be den som bjöd in dig att skicka den igen.

Upp till 30 i timmen, räknat på inbjudningar, påminnelser och förfrågningar till byråer tillsammans. Det skyddar mot att någon använder ett kapat konto för att skicka skräppost. Har du många att bjuda in väntar du en stund och fortsätter sedan.

Använd bolagsväljaren uppe till vänster. Där finns också koncerner du har tillgång till, och har du många bolag kan du söka i listan – Enter öppnar första träffen och pil ned går till listan.

I byråläget visas bolagen som kundbolag i en tabell med omsättning, resultat, kassa, soliditet, periodrapportens status och datakvalitet. Kunder vars koppling slutat fungera markeras, så att ni ser vilka som behöver loggas in igen. Bolag som vill bli kunder visas under Nya kunder att godkänna, och byråns medarbetare ser alla klientbolag. En administratör slår på det med Slå på byråläge längst ned i bolagslistan. Då behöver alla i organisationen tvåstegsinloggning inom 14 dagar, och paketet Start gäller inte byråer. Byråläget går inte att stänga av så länge byrån har kopplingar till kunder – avsluta dem först, så att kravet på tvåstegsinloggning inte försvinner medan ni ser kundernas bokföring.

Bolaget behöver en integrationslicens i Fortnox. Har ni redan en, till exempel för en bank- eller utläggskoppling, fungerar kopplingen direkt. Annars köper du den i Fortnox när du kopplar – den betalas till Fortnox, inte till oss. I Insum behöver du rollen admin för att koppla.

Läs mer om Fortnox

Spiris (tidigare Visma eEkonomi) kräver tillägget Integration, som betalas till Spiris. Sedan klickar du på Koppla Spiris på bolagets översikt eller under Inställningar. I Insum behöver du rollen admin.

Läs mer om Spiris

Oqto-kopplingen kommer inom kort. Då klickar du på Koppla Oqto på bolagets översikt eller under Inställningar och godkänner kopplingen i Oqto – eller aktiverar Insum under Integrationer i Oqto. Du behöver rollen admin. Till dess kan du exportera en SIE-fil från Oqto och ladda upp den, eller börja med demobolaget.

Välj Bjorn Lunden på bolagets översikt eller under Inställningar. Bokför du i Lundify klickar du på Aktivera i Lundify, loggar in, väljer bolaget och godkänner – sedan kommer du tillbaka till Insum och bokföringen hämtas. I BL Administration (eller om du hellre gör det själv) går du till Integrationer och klickar på kugghjulet uppe till höger, ovanför sökfältet. Finns Insum inte bland integrationerna anger du aktiveringsnyckeln som visas i instruktionen under Koppla integratör. Kopiera sedan Företagsnyckel i samma ruta och klistra in den i Insum. Har du redan aktiverat Insum kan du också klicka på inställningsknappen på Insums integrationskort i Lundify eller BL Administration – då kommer du direkt till Insum och bekräftar kopplingen. Organisationsnumret kontrolleras så att det blir rätt bolag, och sedan hämtas bokföringen automatiskt varje timme.

Ja, Hogia kopplar vi åt dig. Lägg först till bolaget i Insum och aktivera Insum för organisationen i Hogia. Klicka sedan på Mejla oss om Hogia på bolagets översikt eller under Inställningar (eller mejla support@insum.se med bolagets namn och organisationsnummer) så sätter vi upp kopplingen. Sedan hämtas bokföringen automatiskt varje timme, precis som med de andra kopplingarna.

SIE typ 4, som innehåller verifikationerna. Filen får vara högst 50 MB – är den större exporterar du ett räkenskapsår i taget. Teckenkodningen känns igen automatiskt. Du ser en förhandsvisning innan något importeras.

Filen gäller som facit för räkenskapsåren den innehåller verifikationer för. Ändrade verifikationer uppdateras, nya läggs till och verifikationer som inte längre finns i filen tas bort. Andra år påverkas inte, så du behöver inte ta bort något först. En administratör laddar upp filen med Ladda upp SIE-fil under Inställningar. Laddar du upp en ny fil medan den förra läses in ersätter den nya den gamla – håller den förra just på med ett steg ber vi dig vänta en minut.

Kopplade bolag synkas automatiskt varje timme – Fortnox, Spiris, Oqto, Bjorn Lunden och Hogia. Varje gång hämtas bara det som ändrats sedan förra gången. Varje år som hämtas – innevarande år och fjolåret under bokslutet – hämtas dessutom i sin helhet minst en gång i veckan, så att ändrade ingående balanser och verifikationer som tagits bort i bokföringsprogrammet kommer med. Vill du hämta ändringar direkt klickar en administratör på Synka nu under Inställningar, eller väljer Hämta hela åren igen om något verkar saknas. Svarar bokföringsprogrammet inte avbryts hämtningen efter en stund med ett meddelande, och nästa timmes synk försöker igen.

Kostnadsställen som är inaktiva i bokföringsprogrammet går inte att välja i Insum – varken i filtret, budgeten, scenarier, periodrapporten eller när du bjuder in någon till vissa kostnadsställen. Gör du ett kostnadsställe inaktivt försvinner det vid nästa synk, inom en timme, och aktiverar du det igen kommer det tillbaka. Har ett inaktivt kostnadsställe budget kommer det ändå med när du exporterar budgeten till Excel (märkt inaktivt), så att filerna täcker hela budgeten, och en fil för det går att läsa in igen. Siffrorna påverkas inte: verifikationer på ett inaktivt kostnadsställe räknas som vanligt i totalerna och syns när du klickar på en siffra. Öppnar du en länk till ett inaktivt kostnadsställe, till exempel från en äldre rapport, visas det som valt så att du ser vad siffrorna gäller, och Fråga din ekonomi räknar med inaktiva kostnadsställen som har bokföring så att delarna går ihop med totalen. Det gäller Fortnox, Spiris, Bjorn Lunden, Hogia och Oqto. Från uppladdade SIE-filer följer ingen sådan uppgift med, så där visas alla kostnadsställen. Den som är begränsad till ett kostnadsställe som blivit inaktivt ser fortfarande sitt.

Då finns ingen bokföring att hämta ännu, och det står när räkenskapsåret börjar. Kopplingen ligger kvar och bokföringen hämtas automatiskt när året har börjat – du behöver inte göra något.

Överst på bolagets sidor visas en varning med datumet som siffrorna gäller, och bolaget markeras i bolagslistan. Bolagets administratörer – och administratörerna i byrån som sköter bolaget – får ett mejl, högst ett i veckan. Klicka på länken i varningen för att koppla igen eller se felet och synka igen. Hjälper inte en ny synk klickar du på Logga in i … igen under Inställningar.

Inloggningen mot bokföringsprogrammet har gått ut. En administratör klickar på Logga in i … igen under Inställningar. Inget av det som redan är hämtat försvinner.

Överst på bolagets sidor står det då att siffrorna kan vara ofullständiga. Avbröts importen (till exempel för att fönstret stängdes) klickar en administratör på Fortsätt importen – det som redan är inläst hämtas inte igen. Misslyckades den gör du om importen under Inställningar: Synka nu för ett bokföringsprogram, eller ladda upp SIE-filen igen. Kommer importen inte vidare i ett steg på fem minuter avbryts försöket med ett meddelande, så att du inte väntar i onödan. En avbruten import som inte fortsatts på två dygn räknas som misslyckad – den uppladdade filen sparas inte längre än så – och görs då om. Är det demobolaget klickar du på Läs in demobolaget igen, och i demokoncernen på Gör om importen vid bolaget. Varningen försvinner när en import gått hela vägen. Är bolaget kopplat till ett bokföringsprogram rättar nästa schemalagda synk (inom en timme) också siffrorna automatiskt – månadssaldona räknas om även om inget har ändrats i bokföringen.

Nej, ett bolag kan bara ha ett bokföringsprogram kopplat åt gången – annars skulle två program skriva över varandras verifikationer. Byter ni, till exempel från Spiris till Fortnox, kopplar en administratör först från det gamla under Inställningar → Bokföring och kopplar sedan det nya. Försöker du koppla ett till står det vilket program du behöver koppla från först. Det som redan är importerat ligger kvar tills det nya programmet hämtat samma räkenskapsår – då gäller det nya programmets bokföring för de åren. En SIE-fil kan du ladda upp oavsett vilket program som är kopplat.

Insum slutar hämta ny bokföring och inloggningsnycklarna raderas. Använder du Oqto, Bjorn Lunden eller Hogia avaktiverar du också Insum där om du vill ta bort åtkomsten helt. Det som redan är importerat ligger kvar tills du tar bort bolaget – och så länge bolaget har bokföring i Insum ingår det i abonnemanget. Vill du sluta betala för det tar du bort bolaget under Inställningar.

Bilagor visas när du klickar dig ned till en verifikation – i resultat- och balansräkningen, i egna rapporter och i periodrapporten. De hämtas direkt från Fortnox, Spiris, Hogia eller Bjorn Lunden och sparas inte hos oss. Har Fortnox kopplats innan bilagorna fanns behöver du klicka på Koppla om Fortnox en gång. SIE-filer innehåller inga bilagor, och från Oqto visas bilagor inte än. Är du kopplad till vissa kostnadsställen ser du bara bilagor till verifikationer som helt gäller dina kostnadsställen – leverantörsfakturan bakom en periodisering eller betalning visas bara om fakturan också gör det.

Som standard omsättning, bruttomarginal, rörelseresultat, resultat efter finansiella poster, kassa och bank och soliditet – med jämförelse mot föregående år och budget – samt veckans insikter, grafer per månad och genvägar.

Överst på översikten visas de steg som ger mest av Insum: skapa en budget, gör din första periodrapport, bjud in styrelsen, revisorn eller en kollega, ställ en fråga till Insum och få veckans insikter på mejlet. Varje steg har en knapp som leder dit. Stegen bockas av av sig själva när de är gjorda. Budgeten, rapporten och inbjudan räknas för hela bolaget, frågan och veckomejlet för dig. Listan visas för redaktörer och administratörer som ser hela bolaget. Bara administratörer bjuder in, och Fråga och veckomejlet ingår i Insum Pro. Klicka på Dölj, eller Stäng när allt är klart, så visas listan inte igen för dig i bolaget.

Välj månad under Period och hur den ska visas under Visa: Månad, Hittills i år eller Rullande 12. Har bolaget kostnadsställen eller projekt kan du filtrera på dem. Översikten öppnar på den senaste avslutade månaden – har den betydligt färre bokningar än vanligt visas månaden innan.

Ja. Klicka på Anpassa, dra korten i den ordning du vill, dölj dem med ögat och lägg till nya från listan. Spara gäller bara din egen vy. Administratörer kan också välja Spara som bolagets standard, som gäller alla som inte anpassat själva. Återställ standard visar bolagets standard igen – klicka sedan på Spara för att ta bort din egen layout.

Upp till fem korta iakttagelser: försäljningen, rörelseresultatet, största kostnadsökningen och bruttomarginalen jämfört med budget eller förra året, vart helåret pekar (mot budget bara när hela räkenskapsåret har budget, annars mot förra året – och inte alls när budgeten bara täcker en del av året), hur kassan har ändrats på tre månader och en varning om bokföringen inte verkar uppdaterad. De skrivs efter fasta regler, inte med AI. Med Insum Pro kan du klicka på Mejla mig varje måndag för att få dem i inkorgen.

Du ser bara det du har behörighet till. Är du kopplad till vissa kostnadsställen, eller har du valt ett kostnadsställe i filtret, visas inte kassa, balansposter och nyckeltal som gäller hela bolaget.

Ja, klicka på kortet så öppnas sidan bakom med samma period och filter. Omsättning, rörelseresultat och kassa leder till utfall och prognos för de kommande tolv månaderna, övriga kort till rapporten eller nyckeltalen. Graferna för omsättning, rörelseresultat och kassa går också att klicka på, och alla grafer kan visas som tabell.

Nej, den ingår i Insum Pro och Insum Byrå – och går att prova i demobolaget. Med Insum Start kan en administratör klicka på Byt till Insum Pro direkt på sidan. I ett skrivskyddat bolag (abonnemanget är avslutat) går AI-frågor inte att använda.

Allt som rör bolagets ekonomi: resultat, enskilda konton, utvecklingen månad för månad, nyckeltal, kostnadsställen, prognoser och break-even. Till exempel ”Varför sjönk bruttomarginalen i augusti?”. Frågor som inte gäller ekonomin besvaras inte.

Nej. Siffrorna räknas fram av Insums beräkningsmotor och AI:n förklarar dem. Varje siffra i svaret har en källhänvisning som du kan klicka på för att se underlaget.

Din fråga och de senaste frågorna och svaren i samtalet, färdigräknade belopp, nyckeltal och kontonamn enligt BAS-kontoplanen. Kostnadsställen och projekt skickas som koder. Andra dimensioner i bokföringen, till exempel anställda, kunder och leverantörer, skickas inte alls, och inte heller bolagets egna namn på dimensionerna. Bolagsnamn, organisationsnummer, personnamn och motparter hämtas aldrig från bokföringen till AI-tjänsten – skriv inte heller in sådana i frågan.

Ja. De fem senaste frågorna och svaren i samtalet följer med, så du kan till exempel fråga ”Och i juli?”. Vill du byta ämne klickar du på Ny konversation.

Nej, inte hos oss. Konversationen finns bara i webbläsarfliken och bara för dig – loggar någon annan in i samma flik ser hen den inte. Den ligger kvar när du klickar på en källa och går tillbaka, men försvinner när du stänger fliken, loggar ut eller klickar på Ny konversation. Lämnar du sidan medan ett svar skrivs avbryts svaret – frågan står kvar så att du kan ställa den igen. Stoppar du ett svar med fyrkanten står det du hunnit få kvar, markerat som avbrutet, och det följer inte med som underlag till nästa fråga.

Ja, för att skydda tjänsten: 30 frågor per tio minuter och 300 per dag. Frågor som nekas för att du ställt många på kort tid räknas inte mot dygnsgränsen. En fråga får vara högst 2 000 tecken.

AI:n använder samma behörighet som du. Har du inte tillgång till till exempel Balansräkning eller Nyckeltal får den inte heller de siffrorna.

Under Visa väljer du Månad, Hittills i år, Rullande 12 eller Månad för månad. Månad för månad visar räkenskapsårets månader fram till vald period bredvid varandra med en summa, och där visas bara utfall utan jämförelse.

Rapporterna öppnas på den senaste hela månaden, eftersom en påbörjad månad annars jämförs mot en hel månad förra året. Vill du se den pågående månaden väljer du den under Period.

Välj under Jämför med: Föregående år, Budget eller Ingen jämförelse. Du ser då avvikelsen i kronor och procent. Har räkenskapsåret flera budgetversioner väljer du vilken under Budgetversion.

Antingen finns ingen budget för perioden – skapa en under Budget – eller så har du valt Rullande 12, där budget inte jämförs eftersom perioden spänner över två räkenskapsår. Visar du ett kostnadsställe eller projekt som inte har en egen budget står budgeten som saknad (–), inte 0 – budgeten för hela bolaget går inte att dela upp av sig själv.

Ja, klicka på Visa alla konton för att fälla ut alla rader, eller på en enskild rad.

Ja, välj kr, tkr eller mkr under Belopp i.

Använd filtren för bolagets dimensioner och välj ett kostnadsställe eller projekt. Alla visar hela bolaget.

I resultaträkningen visas intäkter som plus och kostnader som minus, så att raderna summerar till resultatet.

Du kan skriva ut sidan – menyer och val döljs då, och tabellerna skrivs ut med alla kolumner (även de du sveper fram i mobilen). Rapporterna går inte att exportera till Excel i dag – budgeten går däremot, under Budget med Exportera till Excel. En färdig PDF finns för periodrapporten.

Ingående balans vid räkenskapsårets början, saldot vid periodens slut, förändringen i år och – om du jämför med föregående år – saldot samma datum året innan.

Resultatet hittills i år enligt resultaträkningen. Det bokförs mot eget kapital först i bokslutet, så balansräkningen visar det på en egen rad för att gå jämnt ut.

Oftast saknas eller skiljer sig ingående balanser, eller så finns verifikationer som inte balanserar i bokföringen. Differensen visas överst och datakvalitetsrutan berättar vad som behöver rättas i bokföringen.

Ja, men då visas bara konton och ingående balanser som är kopplade till det valda kostnadsstället, och den behöver inte gå jämnt ut.

Den gäller hela bolaget och visas inte för den som är kopplad till enskilda kostnadsställen. En administratör kan också ha dolt fliken.

Klicka på ett utfallsbelopp i resultat- eller balansräkningen. En panel visar verifikationsraderna med verifikationsnummer, datum, text, konto och belopp, och du kan sortera på kolumnerna – klicka på Visa alla först om listan är lång, så sorteras alla rader. Klicka på en rad för att se hela verifikationen med debet och kredit, och bilagorna när de finns. I periodrapporten går också kontona under Största avvikelser att klicka på. Budget och ingående balans har inga verifikationer och går inte att klicka på.

Samma som i rapporten, så att raderna summerar till beloppet du klickade på. Öppnar du en hel verifikation visas den som den är bokförd, med debet och kredit.

Ingående balans är ingen verifikation. För balanskonton listas bara årets händelser.

Tjugo nyckeltal i fem grupper: resultat, lönsamhet, kassa och likviditet, kapital och avkastning samt effektivitet – bland annat bruttomarginal, EBITDA, kassalikviditet, soliditet och kundfordringsdagar.

Klicka på Vad betyder det? under nyckeltalet. Där står vad det mäter, om högre eller lägre är bättre och den tekniska formeln.

Varje nyckeltal visar förändringen mot samma period förra året och mot budget, och en liten graf över de senaste tolv månaderna. Samma period förra året är samma månader ett år tidigare – även efter ett förlängt eller omlagt räkenskapsår, och likadant som på översikten. Välj månad under Period och Månad, Hittills i år eller Rullande 12 under Visa. Budget jämförs bara för nyckeltal från resultaträkningen och inte för Rullande 12.

Inte i dag – katalogen är densamma för alla bolag. Saknar du något nyckeltal får du gärna mejla oss.

Det behöver antalet anställda. En administratör fyller i det under Inställningar → Bolaget.

Per kostnadsställe visas nyckeltal från resultaträkningen. Kassa, kapital och soliditet gäller alltid hela bolaget.

Under Skapa budget med ett klick väljer du vad budgeten ska utgå från. Med Fjolårets utfall anger du ett namn och tillväxt i procent (förvalt 5 %) och klickar på Skapa budget – sedan justerar du det du vill. Med Tom budget får du alla konton utan belopp att fylla i själv. Finns det redan en budget för året klickar du på Nytt förslag och gör samma val.

Ja. Välj Tom budget under Utgå från och klicka på Skapa tom budget. Budgeten får alla konton i kontoplanen (3000–8899) men inga belopp – klicka på en grupp för att se kontona och fyll i beloppen direkt i tabellen, eller exportera budgeten till Excel, fyll i den där och läs in den igen. Med Med budget och Alla konton ovanför tabellen väljer du om alla konton eller bara de med belopp ska visas när du öppnar en grupp. En tom budget visar alla konton, och valet sparas i webbläsaren för varje version.

Samma månad föregående räkenskapsår, per konto och kostnadsställe, gånger den tillväxt du valt och avrundat till hela hundralappar. Är föregående år inte klart används de senaste tolv hela månaderna. Med kortare historik räknas den upp till helår och fördelas jämnt.

Klicka på ett belopp och skriv det nya. Ändrar du en grupprad, till exempel Personalkostnader, fördelas beloppet på kontona i samma proportioner. Klicka på gruppens namn för att se kontona. Med reglage-ikonen ändrar du en hel rad med en procentsats eller ett belopp per år som fördelas jämnt över månaderna. Summarader som Rörelseresultat räknas fram och går inte att ändra. Beloppet skrivs i den enhet du visar (kr, tkr eller mkr), men du kan också skriva till exempel 12 tkr eller 1,5 mkr så räknas det om. Skriv decimaler med komma – 1.234 godtas inte, eftersom punkten kan betyda både tusental och decimaler.

Välj Alla konton ovanför tabellen och klicka på gruppens namn, så visas alla konton i kontoplanen och du fyller i beloppen direkt. Finns kontot inte i kontoplanen skriver du kontonumret i fältet längst ned i gruppen och klickar på Lägg till konto.

I budgeten skrivs både intäkter och kostnader som positiva tal, så att du slipper minustecken. I resultaträkningen visas kostnaderna som minus så att raderna summerar till resultatet. Behöver du ett negativt belopp, till exempel en återföring av periodiseringsfond, skriver du ett minustecken framför – i mobilen och på surfplattan trycker du på knappen ± bredvid fältet.

Ja, välj kostnadsställe eller projekt under Budget för. Ändrar du i Hela bolaget (summa) fördelas ändringen på kostnadsställena efter hur budgeten redan är fördelad. Du kan också göra en Excel-fil per kostnadsställe – se nästa fråga.

Ja. Klicka på Exportera till Excel, välj omfattning och klicka på Ladda ned. Filen har en rad per konto och en kolumn per månad i räkenskapsåret, i kronor, med intäkter och kostnader som positiva tal och en kolumn Helår som summerar raden. En tom budget ger en tom mall och en ifylld budget en ifylld fil. Som standard finns alla konton i kontoplanen med – kryssa i Bara konton med budget för en kortare fil. Fyll i filen och läs in den med Läs in Excel. Ändra inte kontonumren, månadsrubrikerna eller det dolda bladet Insum – där står vilket bolag, vilken version och vilket kostnadsställe filen gäller.

Ja. Välj ett kostnadsställe under Omfattning för en fil, eller Alla kostnadsställen – en fil per kostnadsställe så får du en zip-fil med en Excel-fil per kostnadsställe (och en för budgeten utan kostnadsställe, om det finns sådan). Kostnadsställen som blivit inaktiva men har budget kommer också med, märkta inaktivt. Skicka filerna till de ansvariga och läs in dem igen – du kan välja flera filer på en gång. Den som är kopplad till kostnadsställen kan bara exportera och läsa in sina egna.

Du ser först en sammanfattning per fil: vilket kostnadsställe den gäller, antal konton med belopp, intäkter, kostnader och resultat för året nu och efter inläsningen, och varningar – till exempel för celler som inte är tal, konton som inte finns i kontoplanen eller ligger utanför 3000–8899 (de hoppas över), konton med budget vars rad saknas i filen (de nollställs) och rader där Helår inte stämmer med månaderna (bara månaderna läses in – skriv beloppen per månad). Belopp som 50 000:- och 12 tkr förstås. Klickar du på Spara i budgeten ersätter filens belopp budgeten för filens omfattning i den version du har valt: en tom cell blir 0, och ett konto med budget som saknas i filen nollställs. Andra kostnadsställen och balanskontonas budget ändras inte. En fil för hela bolaget fördelas på kostnadsställena som när du ändrar i Hela bolaget (summa). Filer för ett annat bolag eller räkenskapsår kan inte läsas in. Är filen exporterad från en annan version av samma år får du en varning, men beloppen sparas i den valda versionen. En låst version går inte att läsa in i.

Ja. Med Kopiera och Nytt förslag skapar du nya versioner. Rapporterna jämför mot den version som är standard – välj den med Gör till standard. Lås skyddar en version mot ändringar tills du klickar på Lås upp. Ta bort raderar en olåst version, och tar du bort standardversionen blir den senast skapade budgeten ny standard.

Skapa prognosversion gör en ny version med utfallet för de månader som är klara och budgeten för resten av året. En prognosversion kan inte vara standard, så rapporterna, likviditetsprognosen och scenarierna utgår från budgeten. Vill du jämföra mot prognosversionen väljer du Jämför med Budget och sedan den under Budgetversion i resultaträkningen. Sidorna under Prognos (omsättning och rörelseresultat) räknar sin egen helårsprognos från utfallet och budgeten och påverkas inte av prognosversionerna.

Ja. Klicka på knappen Budget för följt av nästa års årtal, så skapas ett planerat räkenskapsår. Det kopplas ihop automatiskt när året dyker upp i bokföringen.

Nej. En budget som följer med SIE-filen sparas som en budgetversion, och nästa fil med samma budget ersätter den versionen – så länge ingen har ändrat den. Har någon ändrat ett belopp, även bara för sitt eget kostnadsställe, behålls den ändrade versionen och filens budget sparas som en ny version bredvid med samma namn – du får ett besked om det när importen är klar. Välj sedan vilken version som ska vara standard.

Resultaträkningens konton 3000–8899. Skatt och årets resultat budgeteras inte.

Redaktörer och administratörer – i tabellen och med Läs in Excel. Läsare kan titta, byta version och exportera till Excel. Är du redaktör och kopplad till kostnadsställen kan du bara ändra beloppen på dina egna, även i Excel – versioner skapas, kopieras och låses av någon med tillgång till hela bolaget. Att kopiera en version eller skapa en prognosversion kräver också att du ser balanskontona (någon av flikarna Balans, Nyckeltal eller Likviditet), så att en importerad budget för balanskonton följer med. Balanskontonas budget ändras bara av den som ser balanskontona.

Nej, scenarier och break-even ingår i Insum Pro och Insum Byrå – och går att prova i demobolaget.

Ett snabbt ”tänk om” för räkenskapsåret. Utfallet ligger fast till och med senast bokförda månad, och reglagen ändrar bara prognosen för resten av året. Du ser direkt hur rörelseresultat, resultat och omsättning för helåret påverkas.

Omsättning, bruttomarginal, övriga externa kostnader, befintliga personalkostnader, nyanställningar med månadslön, en engångskostnad och från vilken månad ändringen gäller. Med Varukostnaden följer omsättningen ändras varukostnaden i samma takt som omsättningen. Har bolaget kostnadsställen kan du göra scenariot för ett av dem. Det finns också snabbval som Omsättningen −10 %, Anställ en person och Löneökning 4 %, och Återställ tar bort alla ändringar.

Ja. På månadslönen för nyanställda läggs 31,42 % arbetsgivaravgifter.

Välj under Prognosen bygger på: budgeten, samma månad förra året eller snittet av de senaste tre månaderna. Automatiskt använder budgeten och, för månader utan budget, samma månad förra året. Under tabellen ser du vilket underlag som används.

Den omsättning som behövs för att rörelseresultatet ska bli noll, givet bruttomarginalen och de fasta kostnaderna i scenariot.

Nej, ingenting sparas och budgeten påverkas inte. Valen ligger i adressen, så du kan bokmärka sidan eller skicka länken till en kollega med åtkomst till bolaget.

Tolv månader framåt från månaden efter den senast avslutade. Utgångspunkten är budgetversionen som är standard (eller samma månad förra året om budget saknas), och sedan läggs moms, löner, skatter och kund- och leverantörskrediter på så att det blir pengar in och ut – inte bara resultat.

Kundkredittid och leverantörskredittid i dagar, momsperiod (månad, kvartal eller helår), ingående kassa och varningsnivå. Klicka på Spara och räkna om.

Från saldot på konto 1900–1999 i bokföringen. Vill du utgå från ett annat belopp fyller du i Ingående kassa. Beloppet gäller månaden prognosen börjar med – när nästa månad är bokförd används bokföringen igen, så att ett gammalt belopp inte ligger kvar. Kassan nu visar också vad bokföringen säger, så att du ser skillnaden. I periodrapporten står det då att prognosen utgår från angiven kassa, bredvid bokföringens kassa – samma belopp som raden Kassa och bank i balansräkningen.

Momsen räknas med bolagets egen momsandel de senaste tolv månaderna och betalas enligt vald momsperiod. Nettolönen betalas samma månad, medan personalskatt och arbetsgivaravgifter betalas månaden efter.

Avskrivningar, investeringar, lån och bolagsskatt. Tänk på det om sådana betalningar är på väg.

Ange en varningsnivå i kronor. Om kassan beräknas understiga nivån – eller bli negativ – visas en varning med vilken månad det gäller.

Redaktörer och administratörer. Sidan gäller hela bolaget och visas inte för den som är kopplad till enskilda kostnadsställen.

Utfallet de senaste tolv månaderna och en prognos för de kommande tolv, för omsättningen eller rörelseresultatet. Överst ser du summan för de senaste tolv månaderna, prognosen för de kommande tolv, helårsprognosen för räkenskapsåret och den svagaste månaden – eller rörelsemarginalen. Du kommer hit genom att klicka på Omsättning eller Rörelseresultat på översikten.

Varje månad tar budgetversionen som är standard. Saknas budget för månaden används samma månad förra året, och saknas även den snittet av de tre senaste månaderna. Det är samma beräkning som i Scenarier, utan ändringar. Under varje månad i tabellen står vilket underlag som används.

Utfallet hittills i räkenskapsåret plus prognosen för resten av året. Finns budget för hela året visas skillnaden mot budgeten.

Klicka på en utfallsmånad i grafen så öppnas resultaträkningen för den månaden, eller på Senaste 12 månaderna för resultaträkningen rullande tolv månader. Därifrån kommer du ned till verifikationerna.

Ja, i Insum Start, Insum Pro och Insum Byrå – precis som likviditetsprognosen. Länken från helårsprognosen till Scenarier, där du kan testa vad som händer om något ändras, visas för bolag med Insum Pro.

Ja. Har du valt ett kostnadsställe eller projekt på översikten gäller sidan bara det. Klicka på Visa hela bolaget för att se alla.

Välj period och – om du vill – ett kostnadsställe eller projekt under Rapport för, och klicka på Skapa periodrapport. Den sparas som utkast tills du markerar den som slutlig.

Ja, så länge den är ett utkast. Efter varje synk – och när du laddar upp en ny SIE-fil – räknas siffrorna om, även i PDF:en och i den delade länken. Överst i rapporten ser du vilken tidpunkt siffrorna gäller. När du markerar rapporten som slutlig låses siffrorna och sammanfattningen, så att styrelsen ser det de fick – och fanns det anmärkningar om datakvaliteten när siffrorna räknades visas de överst i rapporten. Vill du ändra texten ändrar du först tillbaka till utkast – då hämtas också de senaste siffrorna direkt.

Nyckeltal hittills i räkenskapsåret med förändringen mot förra året och budget (till exempel +3,1 p.e., alltså procentenheter), omsättningen per månad de senaste tretton månaderna, rörelseresultatet ackumulerat över räkenskapsåret, resultaträkning, balansräkning i sammandrag, största avvikelserna hittills i år (mot budget, annars mot föregående år – finns ingetdera visas inga avvikelser) och likviditetsprognos för tolv månader, plus en sammanfattning på svenska. En rapport för ett kostnadsställe eller projekt visar bara resultatet – balansräkning och likviditet redovisas för hela bolaget.

Med Insum Pro skriver AI en kort ingress och korta punkter under Det som gick bra, Det som gick sämre och Att bevaka, utifrån siffror som Insum redan har räknat fram, och visar vilka siffror texten bygger på. Granska alltid texten innan du skickar den. Med Insum Start – eller om AI inte är tillgänglig – skrivs en regelbaserad sammanfattning i stället, som du kan ändra fritt.

Bara färdigräknade belopp, avvikelser, nyckeltal, kontonamn enligt BAS och bolagets bransch. Bolagsnamn, organisationsnummer, personnamn, motparter och bolagets egna kontonamn skickas aldrig.

Ja, så länge rapporten är ett utkast. Klicka på Redigera text, ändra och klicka på Spara text – eller på Skriv om för att få ett nytt förslag. Med Start (utan AI) heter knappen Återställ regelbaserad text när du har ändrat texten, och Skriv om med nya siffror när siffrorna har uppdaterats.

En regelbaserad sammanfattning som du inte har ändrat skrivs om automatiskt. En AI-text eller en text du har redigerat ligger kvar, men får en gul varning om att siffrorna har uppdaterats. Granska texten eller klicka på Skriv om. Tills dess ser styrelsen en notis i den delade rapporten och PDF:en om att texten kan hänvisa till äldre siffror, och markerar du rapporten som slutlig frågar vi först om du vill granska texten.

Klicka på Ladda ned PDF. Bolagets logga från Inställningar hamnar på försättssidan, och ett utkast märks UTKAST. PDF:en skapas när du laddar ned den och sparas inte hos oss.

Under Dela rapporten finns två sätt. Har mottagarna konto i Insum kryssar du i dem under Skicka till personer i bolaget, skriver gärna ett meddelande och klickar på Skicka – de får ett mejl med en länk till rapporten och loggar in som vanligt. Bara de som får se rapporten går att välja, och listan visar när du senast skickade till var och en. Fick någon inte rapporten – för att hen inte längre ser den eller för att mejlet inte gick iväg – står det med namn i kvittensen. Bara mejl som faktiskt gått iväg räknas som skickade i listan. Det ingår i alla paket. För den som inte har konto, till exempel revisorn, banken eller en extern styrelse, skapar du en Länk utan konto: skriv vilka den är till under Mottagare, välj under Giltig i hur länge den ska gälla (7, 14, 30 eller 90 dagar), kryssar i Tillåt kommentarer om mottagarna ska kunna ställa frågor och klickar på Skapa länk. Kopiera länken direkt och skicka den själv – den visas bara en gång. Mottagarna behöver inget konto. Delningslänken ingår i Insum Pro; med Insum Start laddar du ned PDF:en och skickar den själv.

Ja, klicka på Återkalla. Länken slutar fungera direkt – återkallar du länken du nyss skapade försvinner också rutan med den. I listan ser du också hur många gånger länken har öppnats. En länk slutar också fungera om den som skapade den tas bort ur bolaget eller inte längre ser periodrapporterna – hen har sett länken och ska inte kunna läsa rapporten via den. Det står då i listan, och du skapar en ny länk till mottagarna.

Ja, länken visar alltid den aktuella versionen av rapporten – så länge den är ett utkast även nya siffror efter en synk. När rapporten är slutlig ändras siffrorna inte. Mottagarna ser datumet siffrorna gäller och om rapporten är ett utkast, och eventuella anmärkningar om datakvaliteten. Ändrar du en delad slutlig rapport till utkast eller tar bort den frågar vi först.

Frågorna hamnar under Kommentarer i rapporten, och den som delade rapporten får ett mejl (högst ett i halvtimmen per länk – gick mejlet inte iväg skickas ett vid nästa kommentar). Har personen lämnat bolaget går mejlet till bolagets administratörer. I listan över periodrapporter ser du hur många kommentarer som är obesvarade. Skriv ditt svar och klicka på Skicka kommentar. Det du skriver syns för alla som har en delad länk, med ditt namn men aldrig din e-postadress. Redaktörer och administratörer kan klicka på Markera besvarad.

Ja. Klicka på ett belopp i resultaträkningen eller på ett konto under Största avvikelser och se verifikationerna – och bilagorna när de finns i Fortnox, Spiris, Hogia eller Bjorn Lunden.

Ja. Bjud in personen under Inställningar → Användare och välj hens kostnadsställe under Ser. Skapa sedan en periodrapport för kostnadsstället (välj det när du skapar rapporten) och skicka den under Dela rapporten → Skicka till personer i bolaget. Personen ser rapporten under Periodrapport, med resultat, nyckeltal och avvikelser för sitt kostnadsställe, och kan klicka sig ned till verifikationerna och kommentera.

Redaktörer och administratörer. Läsare kan öppna rapporterna, ladda ned PDF och kommentera. Den som är kopplad till enskilda kostnadsställen ser bara periodrapporterna för sina egna kostnadsställen – en rapport för hela bolaget eller ett annat kostnadsställe syns inte.

En periodrapport som bolaget har delat med dig via Insum. Siffrorna kommer från bolagets bokföring. Du behöver inget konto för att läsa den.

Till och med datumet som står överst på sidan. Bolaget kan också återkalla länken tidigare, och länken slutar fungera om den som skapade den inte längre har åtkomst till bolagets rapporter. Fungerar den inte längre – be bolaget om en ny.

Bolaget har inte markerat rapporten som slutlig än. Du ser alltid den senaste versionen, så siffror och text kan ändras när ny bokföring kommer in. Har siffrorna uppdaterats efter att sammanfattningen skrevs står det under texten – då gäller tabellerna.

När bolagets bokföring hämtades hittade vi något som påverkar siffrorna, till exempel att balansräkningen inte går jämnt eller att ingående balanser saknas. Anmärkningarna visas överst i rapporten och i PDF:en – i en rapport för ett kostnadsställe eller projekt som en allmän anmärkning utan detaljer, eftersom de gäller hela bolaget. Fråga bolaget – det rättas i bokföringen och syns i rapporten när bokföringen hämtats igen.

Ja, om bolaget har tillåtit kommentarer. Under Kommentarer skriver du ditt namn och din fråga, väljer vad den gäller och klickar på Skicka kommentar. Frågan syns för bolaget och för alla som har samma länk, och bolaget svarar på samma ställe.

Nej, i den delade rapporten går beloppen inte att klicka på. Ställ en fråga under Kommentarer så kan bolaget visa underlagen.

Om det står att texten är skriven med AI-stöd har den tagits fram utifrån siffror som Insum har räknat fram, och bolaget har haft möjlighet att granska och ändra den.

Ja, klicka på Ladda ned PDF.

Under Användare skriver du e-postadressen under Bjud in med e-post, väljer roll – Läsare, Redaktör eller Admin – och klickar på Bjud in. Den inbjudna får ett mejl. Har personen redan ett konto godkänns inbjudan i bolagslistan; annars skapar personen ett konto med samma e-postadress och får åtkomst när adressen är bekräftad. Kunde mejlet inte skickas visas en länk som du kan skicka själv. Inbjudan gäller i 30 dagar.

Klicka på pennan vid personen under Användare, ändra roll, Ser eller Flikar som visas och klicka på Spara. Med papperskorgen tar du bort personen, och åtkomsten försvinner direkt. Är personen också medarbetare i organisationen eller i redovisningsbyrån tas bara hens roll i just det här bolaget bort – hen ser bolaget kvar den vägen, och det står i rutan innan du bekräftar. Har någon inte svarat på inbjudan kan du skicka den igen – då gäller den i 30 dagar till. En inbjudan som gått ut står som ”Inbjudan har gått ut”.

Läsare ser rapporterna. Redaktörer kan också ändra budget, likviditetsantaganden och periodrapporter. Admin hanterar dessutom kopplingar och användare.

Ja. Under Ser väljer du Hela bolaget eller bara vissa kostnadsställen, och under Flikar som visas vilka sidor personen får öppna. Översikten visas alltid – kassa och andra saldon där bara för den som har någon av flikarna Balans, Nyckeltal eller Likviditet, och detsamma gäller balanskontonas budget och verifikationer som bara rör balanskonton. Listan över användare ser bara den som har fliken Inställningar, och den som har fliken ser också synkhistoriken. Fliken Periodrapport är hela styrelserapporten, även balansräkning, kassa och likviditetsprognos – fast flikarna Balansräkning och Likviditet inte är valda. Budgeten syns bara med fliken Budget: utan den räknas prognoserna under Likviditet, Omsättning och Rörelseresultat på samma månad föregående år i stället för budgeten, och det står på sidan – de kan därför skilja sig från periodrapportens. Den som bara ser vissa kostnadsställen får aldrig balansräkning, likviditet eller inställningar, inte heller andra kostnadsställens namn, och bara periodrapporterna för sina egna kostnadsställen. Varningar om datakvaliteten och om en import som inte blev klar visas för alla, men detaljerna med belopp bara för den som ser hela bolaget. Medarbetare i organisationen (eller i byrån) ser alltid hela bolaget och alla flikar – vill du begränsa en sådan person tar du bort hen under Organisation → Medarbetare och bjuder in till bolaget i stället.

Under Ge er redovisningsbyrå åtkomst skriver du byråns kontaktpersons e-post och klickar på Ge åtkomst. Byrån behöver ett byråkonto i Insum och godkänner förfrågan – sedan ser alla på byrån bolaget, och bolaget faktureras via byrån enligt byråns paket. Hör adressen till en byrå i Insum visas förfrågan med adressen tills byrån har godkänt, och därefter med byråns namn. Visas ingen förfrågan hör adressen inte till en byrå – kontrollera adressen eller be byrån registrera sig som redovisningsbyrå. Av hänsyn till byråerna säger Insum inte direkt om en adress hör till en byrå. Du kan avsluta åtkomsten när som helst med Avsluta åtkomst. Slutar byrån betala går bolaget tillbaka till ert eget abonnemang.

Klicka på Ladda upp logga (PNG eller JPG, högst 1 MB). Den hamnar på periodrapportens försättssida och på delade rapporter. Finns en logga i Fortnox hämtas den automatiskt.

Räkenskapsåren hämtas från bokföringen och ändras där. Planerade år, som du skapat för att budgetera, märks Planerat.

Längst ned under Ta bort bolaget skriver du bolagets namn och klickar på Ta bort permanent. All data i Insum raderas, men bokföringen i ditt bokföringsprogram påverkas inte. Bara ägare och administratörer i bolagets egen organisation kan ta bort det.

Medarbetare tillhör organisationen och ser alla organisationens bolag – för en byrå alla klientbolag. Användare som bjuds in under ett bolags inställningar ser bara det bolaget.

Under Bjud in medarbetare skriver du e-postadressen, väljer roll och klickar på Bjud in. Har kollegan redan ett konto godkänns inbjudan i bolagslistan, annars skapar kollegan ett konto med samma e-postadress. Har mejlet inte kommit fram kan du klicka på Skicka igen.

Välj ny roll direkt i listan, eller klicka på papperskorgen för att ta bort personen – du får bekräfta först. Personen förlorar då åtkomsten till organisationens alla bolag, men behåller åtkomst som getts till ett enskilt bolag. Ägaren kan inte tas bort och ägarens roll kan inte ändras, och du kan inte ändra din egen roll.

Ägare och administratörer. Administratörer hanterar också bolag och abonnemang.

Nej, priset är per bolag – inte per användare.

Klicka på Skapa koncern i bolagslistan, ge koncernen ett namn, välj minst två bolag och gärna ett moderbolag. Du behöver vara administratör i organisationen och se bolagen i sin helhet.

Ja. Klicka på Skapa koncern och sedan Skapa demokoncern. Du får tre påhittade bolag – Demo Holding AB och två verkstäder – med två års bokföring, management fee och utdelning inom koncernen, så att du ser hur elimineringarna och avstämningen fungerar. Demobolagen kostar inget och kan tas bort under respektive bolags Inställningar. Blir ett av bolagen inte färdigt inläst klickar du på Gör om importen vid bolaget. Finns demokoncernen redan – även hos en byrå, där demobolagen läggs som kunder – öppnas den i stället för att en till skapas.

Skapa koncern

Nej. Koncernvyn är en sammanställning för ledning och styrelse, inte en koncernredovisning enligt K3.

Belopp på koncerninterna konton räknas bort: fordringar och skulder mellan bolagen samt intern försäljning, inköp och koncernbidrag. Andelar i koncernföretag och utdelningar från dem förs mot eget kapital. Som standard används BAS-kontona för koncerninterna poster. Intern försäljning på vanliga försäljningskonton behöver du lägga till själv under Koncerninterna konton.

Varje bolags belopp på de koncerninterna kontona och om de går jämnt ut. En differens stannar kvar i koncernens siffror. Klicka på ett belopp för att se verifikationerna i bolaget.

Ja. Koncernen följer moderbolagets räkenskapsår, och du får en varning om ett bolags siffror har räknats om eller bara är bokförda till ett tidigare datum.

Nej, beloppen summeras som de är bokförda. Alla bolag i koncernen bör alltså bokföra i kronor.

Koncernvyn räknas fram ur bolagens bokföring varje gång du öppnar den, så den är lika aktuell som bolagen. Kopplade bolag hämtas automatiskt varje timme och när en administratör klickar på Synka nu i bolaget. Bolag med SIE-fil uppdateras när du laddar upp en ny fil.

En rapport med koncernens resultat, balans, siffror per bolag och avstämning, och en sammanfattning utifrån koncernens totaler. Har alla bolag i koncernen Insum Pro skrivs sammanfattningen av AI, annars efter fasta regler. Bolagsnamn skickas inte till AI-tjänsten. Har något av bolagen fel eller varningar i bokföringen (till exempel en balansräkning som inte går jämnt) följer anmärkningarna med i PDF:en och i den slutliga rapporten, med bolagets namn – precis som i bolagets periodrapport. Du skapar den under Styrelserapport med Skapa rapport (redaktör eller högre i organisationen). Den sparas som utkast tills du markerar den som slutlig. Likviditetsprognos ingår inte, och rapporten kan inte delas med länk – ladda ned PDF:en och skicka den.

Ja, så länge den är ett utkast. När något av bolagen i rapporten får ny bokföring räknas koncernens siffror, siffrorna per bolag och avstämningen om – även i PDF:en. Överst i rapporten ser du vilken tidpunkt siffrorna gäller. När du markerar rapporten som slutlig låses siffrorna och texten, så att styrelsen ser det de fick – en text som håller på att skrivas om eller sparas samtidigt sparas inte. Ändrar du tillbaka till utkast hämtas de senaste siffrorna direkt.

En regelbaserad sammanfattning som du inte har ändrat skrivs om automatiskt. En AI-text eller en text du har redigerat ligger kvar, men får en gul varning om att siffrorna har uppdaterats. Granska texten eller klicka på Skriv om. Tills dess står det en notis i PDF:en om att texten kan hänvisa till äldre siffror, och markerar du rapporten som slutlig frågar vi först om du vill granska texten.

En rapport räknas alltid om för samma bolag som när den skapades. Har du lagt till eller tagit bort ett bolag i koncernen skapar du en ny rapport för att få med ändringen. Saknas något av rapportens bolag i Insum uppdateras rapporten inte längre. Ändrade koncerninterna konton slår igenom i utkasten nästa gång ett bolag får ny bokföring.

Du ser bara bolag som du har åtkomst till i sin helhet – hela bolaget och alla flikar. Ett bolag som ännu inte har någon bokföring i Insum räknas inte heller med. I båda fallen visas en varning överst.

Medarbetare i organisationen. Styrelserapporten ser bara den som har åtkomst till alla bolag i koncernen i sin helhet. Den som bara är inbjuden till ett enskilt bolag ser inte koncernen.

Under koncernens Inställningar (ägare och administratörer). Tar du bort koncernen försvinner koncernvyn och koncernens styrelserapporter – bolagen och deras bokföring finns kvar.

Klicka på Glömt lösenordet? på inloggningssidan och ange din e-post. Du får ett mejl med en länk – öppna den och välj ett nytt lösenord. Du kan också välja Logga in med e-postlänk i stället och klicka på Skicka inloggningslänk.

Minst 10 tecken. Lösenord som har läckt i kända dataintrång godkänns inte.

Under Konto och säkerhet → Ditt namn. Namnet visas vid dina kommentarer, även de du redan har skrivit. Utan namn ser kollegor din e-postadress, medan styrelsen i en delad rapport aldrig ser den.

Utöver lösenordet anger du en sexsiffrig kod från en autentiseringsapp i mobilen. Du slår på det under Konto och säkerhet.

Ja, om du är ägare eller administratör eller arbetar på en redovisningsbyrå. Du har 14 dagar på dig från att kravet började gälla dig – när du fick rollen, eller när organisationen slog på byråläget – och påminns innan dess. Därefter behöver tvåstegsinloggningen vara påslagen för att du ska komma åt bokföringen. Byter du roll fram och tillbaka börjar de 14 dagarna inte om.

Välj Har du inte telefonen? Använd en reservkod och ange en av reservkoderna du sparade när du slog på tvåstegsinloggning. Varje kod fungerar en gång. Den gamla appen kopplas då bort och du kommer till Konto och säkerhet, där du kopplar appen i din nya telefon och får nya reservkoder. Har du inga reservkoder kvar, mejla support@insum.se.

Har du inte klickat i Insum på ungefär en timme loggas du ut och loggar in igen – det skyddar bolagens siffror om någon annan kommer åt din dator eller telefon. Det gäller även om fönstret står öppet. Delade rapportlänkar kräver ingen inloggning.

Under Konto och säkerhet klickar du på Byt lösenord, skriver det nya och klickar på Spara nytt lösenord. Det måste vara minst 10 tecken och skilja sig från det nuvarande.

Det går inte att göra själv i appen ännu. Mejla support@insum.se från din nuvarande adress så hjälper vi dig.

Efter många försök från samma uppkoppling – att logga in, få en inloggningslänk eller ett nytt lösenord – spärras det en stund som skydd mot lösenordsgissning. Vänta en kvart och försök igen. Spärren gäller den uppkoppling försöken kom från – någon annan kan inte låsa ute dig genom att gissa på din e-postadress. Står det i stället Inloggningen är tillfälligt otillgänglig kunde vi inte kontrollera spärren just då – försök igen om en stund.

Välj Registrera din byrå på startsidan, eller välj En redovisningsbyrå när du kommer igång.

Registrera din byrå

Varje bolag som har bokföring i Insum, oavsett om den kommer från Fortnox, Spiris, Oqto, Bjorn Lunden, Hogia eller en SIE-fil. Ett bolag som du lagt till men inte kopplat kostar inget, och demobolaget är gratis. Har er redovisningsbyrå åtkomst till bolaget ingår det i byråns abonnemang i stället för ert – har flera byråer åtkomst betalar bara den som godkändes senast, och de andra kan bara läsa (de visas som läsare i bolagets användarlista, och larm om kopplingen går till byrån som betalar). Lägger du till ett bolag under en period som redan är fakturerad kommer en tilläggsfaktura för resten av perioden – för en byrå bara om månadspriset blir högre (se pristaket).

Insum Start kostar 395 kr per bolag och månad och har rapporter, nyckeltal, budget, prognos för omsättning, rörelseresultat och likviditet samt periodrapport med PDF. Insum Pro kostar 795 kr och har dessutom: Fråga din ekonomi (AI), AI-sammanfattning i periodrapporten, Delningslänk till styrelsen med kommentarer, Scenarier och break-even, Veckans insikter via mejl. Alla priser exkl. moms.

Se alla priser

Du kan testa med demobolaget direkt, utan kort. När du lägger till ett eget bolag fyller du i fakturauppgifterna och får 14 dagar utan kostnad. Vi mejlar tre dagar innan provperioden slutar. Därefter fortsätter paketet du valt och du får första fakturan, för resten av månaden – vill du inte fortsätta klickar du på Avsluta abonnemang under Abonnemang innan dess. Provperioden gäller en gång per organisationsnummer: har fakturamottagaren eller bolaget redan haft en provperiod faktureras det direkt. En redovisningsbyrå som tar emot en kund behåller sin provperiod – en gång per bolag: har bolaget redan ingått i en annan byrås provperiod faktureras byrån direkt, även om organisationsnumret saknades när kunden godkändes eller har ändrats sedan.

Nej. Du kan avsluta abonnemanget när som helst, och det gäller till slutet av den period du redan har betalat.

Mot faktura via e-post, per månad eller per år i förskott, med 30 dagars betalningsvillkor. Vid årsbetalning betalar du för tio månader och får tolv.

Dagen efter förfallodagen mejlar vi en påminnelse till fakturaadressen och organisationens administratörer. Är fakturan fortfarande obetald 30 dagar efter förfallodagen blir organisationens bolag skrivskyddade – rapporterna går att läsa men inget hämtas eller ändras – och allt fortsätter som vanligt när fakturan är betald. Har du redan betalat, eller stämmer något inte, mejlar du support@insum.se.

Inte hos oss. Fortnox kräver att bolaget har en integrationslicens och Spiris tillägget Integration – de betalas till Fortnox respektive Spiris. Med en SIE-fil behövs inget av det.

Läs mer om Fortnox

Insum Byrå kostar 245 kr per klientbolag och månad, lägst 5 bolag, med alla Pro-funktioner för varje klient. Högst 2 450 kr i månaden upp till 30 bolag, därefter 69 kr per bolag. Alla priser exkl. moms. Läggs fler kunder till under en period som redan är fakturerad (månad eller år) kommer en tilläggsfaktura bara om månadspriset blir högre – inom pristaket kostar nya kunder inget extra.

Läs mer för byråer

Klicka på Avsluta abonnemang under Abonnemang. Du har full tillgång till slutet av den period du redan betalat för, men kan inte lägga till nya bolag under tiden. Finns en obetald faktura gäller den ändå: bolagen blir skrivskyddade 30 dagar efter förfallodagen om den inte betalas. Därefter blir bolagen skrivskyddade – du kan läsa rapporterna men inget hämtas eller ändras – och efter 90 dagar raderas de. Vi mejlar 14 dagar innan, och ett bolag raderas aldrig innan mejlet har gått fram – både till organisationens administratörer och till bolagets egna (t.ex. kunden till en byrå). Har bolaget ingen administratör går det till alla som har åtkomst. För en byrå går kundernas egna bolag tillbaka till kundens eget abonnemang (har kunden inget blir bolaget skrivskyddat på samma sätt), byrån kan sedan bara läsa dem och efter 90 dagar upphör åtkomsten. Bolag som byrån själv har lagt upp blir skrivskyddade och raderas efter 90 dagar, om inte kundens administratör tar över abonnemanget – kunden får också ett mejl innan. Ångrar du dig klickar du på Starta abonnemanget igen – är den betalda perioden redan slut faktureras då resten av månaden direkt.

Har ni ett eget abonnemang i Insum fortsätter bolaget där som vanligt. Annars blir bolaget skrivskyddat: rapporterna går att läsa men inget hämtas eller ändras, och efter 90 dagar raderas det. Vi mejlar bolagets administratörer 14 dagar innan, och bolaget raderas aldrig innan mejlet har gått fram. Har byrån lagt upp bolaget åt er klickar du på Ta över abonnemanget i den gula rutan överst på bolagets sidor och fyller i fakturauppgifterna – då hävs skrivskyddet direkt.

Under Abonnemang väljer du paket och Månadsfaktura eller Årsfaktura – 2 månader gratis och klickar på Spara. Funktionerna i paketet ändras direkt, och det nya priset gäller från nästa faktura. Byter du från Pro till Start visar vi först vilka funktioner som försvinner.

Ägare och administratörer ser alla fakturor under Abonnemang, med period, belopp och om de är betalda. Behöver du en kopia av en faktura, eller har frågor om den, mejlar du support@insum.se med fakturanumret.

Fråga din ekonomi, scenarier, AI-sammanfattningen och nya delningslänkar slutar fungera, och veckomejlen upphör. Rapporter, budget, likviditet och PDF:er finns kvar, och länkar du redan har delat fungerar tills de går ut. Byter du tillbaka fungerar allt direkt igen.

Organisationens ägare och administratörer, under Abonnemang i användarmenyn.

I kundlistan klickar du på Lägg till kunder med SIE-filer och väljer filerna för alla klienter på en gång. Varje fil blir ett kundbolag, och finns bolaget redan (samma organisationsnummer) uppdateras det. Blir en fil inte klar väljer du bara den filen igen – kunden som skapades för den känns igen på organisationsnumret, så det blir ingen dubblett. Byråns fakturauppgifter behöver vara ifyllda först, och det är byråns administratörer som lägger till kunder. Fortnox, Spiris, Oqto och Bjorn Lunden kopplas per klient, och Hogia kopplar vi åt er.

Ja, som redaktör eller administratör i byrån. I kortet Månadsrapportering i kundlistan väljer du månad och klickar på Skapa periodrapporter. Rapporter skapas för alla kunder som saknar en för månaden, och i listan ser du om varje rapport är Utkast eller Klar. Granska texterna innan ni skickar dem.

Ja. Bjud in kunden under bolagets inställningar, till exempel som läsare. Kunden ser då bara sitt eget bolag.

Ja. Kunden anger byråns e-post under Inställningar → Ge er redovisningsbyrå åtkomst och klickar på Ge åtkomst. Byråns administratör godkänner under Nya kunder att godkänna i kundlistan. Från och med då ingår bolaget i byråns abonnemang, och kunden faktureras inte för det.

Byrån ser bolaget och kan läsa rapporterna, men tar över betalningen först när byråns provperiod är slut och byrån faktureras – då hävs skrivskyddet. Provperioder går inte att kedja: under byråns provperiod tar byrån bara över bolag som fortfarande har ett gällande abonnemang eller en provperiod. Lämnar ett bolag över till en byrå som har provperiod ser bolaget när dess eget abonnemang tar slut, om det sker innan byrån börjar betala.

Ja, byråns medarbetare ser alla klientbolag. Rollen – läsare, redaktör eller admin – avgör vad de kan ändra. Nya kunder läggs till av byråns administratörer; redaktörer skapar periodrapporter, och läsare tittar. En medarbetare utan adminroll kan inte heller starta en egen organisation via Kom igång – då hamnar kunderna utanför byrån och faktureras för sig.

Ja, för alla som arbetar på en byrå, eftersom ni når många bolags bokföring.

Inom EU, i Irland. Det gäller databasen, servrarna och e-posten. Underbiträdena finns listade på sidan Underbiträden.

Se underbiträdena

Inloggningsnycklarna krypteras (AES-256-GCM) innan de sparas och all trafik är krypterad. Insum använder kopplingen bara för att läsa och ändrar aldrig något i bokföringen. Du kan koppla från när som helst under Inställningar, och då raderas nycklarna.

Nej. Uppladdade SIE-filer raderas när importen är klar, PDF:er skapas när du laddar ned dem och bilagor hämtas direkt från bokföringsprogrammet. Det som sparas är bokföringsdata som behövs för rapporterna.

Färdigräknade belopp, nyckeltal och kontonamn enligt BAS, och det du själv skriver i Fråga din ekonomi. Aldrig bolagsnamn, organisationsnummer, personnamn, e-postadresser eller motparter från bokföringen – skriv därför inga namn i dina frågor. AI-tjänsten (Anthropic) finns i USA och omfattas av EU:s standardavtalsklausuler.

Bara de ni själva bjuder in, med den roll och de flikar ni väljer, och er redovisningsbyrå om ni ger den åtkomst. Skapar ni en delningslänk kan den som har länken läsa just den periodrapporten tills länken går ut eller återkallas. Insums egen administration ser kunder, kopplingar och abonnemang men aldrig bokföringens belopp.

Ja, det ingår i villkoren och gäller automatiskt.

Läs personuppgiftsbiträdesavtalet

Klicka på Ta bort bolaget under bolagets Inställningar så raderas bolagets data i Insum direkt, och säkerhetskopiorna skrivs över inom 30 dagar. Vill du ta bort hela kontot mejlar du support@insum.se, så raderas det inom 30 dagar. Fakturaunderlag för abonnemanget sparar vi i sju år enligt bokföringslagen.

Bara de kakor som behövs för att hålla dig inloggad. Besöksstatistiken på webbplatsen fungerar utan kakor, och vi använder inga spårningskoder från Google, LinkedIn eller Meta. Kommer du via en av våra annonser följer annonsens kampanjkod med i adressen till registreringen och sparas på kontot, så att vi ser vilka annonser som ger nya kunder. Ingen kaka eller lokal lagring används för annonsmätningen.

Läs integritetspolicyn

Ja. Viktiga händelser – inloggningar, kopplingar, uppladdade filer, delade rapporter, visade bilagor och när Insums support tittar på ert konto – sparas i en revisionslogg.